Có lẽ việc sử dụng bảng tính hay form để làm việc theo nhóm không quá xa lạ đối với những người sử dụng lâu năm các tiện ích của google. Nhưng không thể thiếu đối với những bạn chưa biết để tiết kiệm thời gian làm việc và tiện hơn trong việc theo dõi.(sau một hồi search thì chỉ thấy hướng dẫn của các năm 2011.xx, giao diện cũ nên quyết định viết lại tuts này).
Bài viết dưới sẽ giúp mọi người chia sẻ và làm việc theo nhóm một bảng tính excel.
Truy cập drive trực tiếp từ địa chỉ
drive.google.com hay từ giao diện chính của gmail như hình.
Sau khi click chuột vào Drive bạn sẽ được đưa đến giao diện chính của Drive, kho lưu trữ trên mây của bạn (thời điểm hiện tại Drive cho chúng ta 15Gb lưu trữ miễn phí).
Để đưa dữ liệu lên drive (trong bài viết này là file excel); Đầu tiên click vào nút Tạo
để tạo 1 folder mới cho dễ quản lý sau này. Một menu trải xuống nhấn tạo thư mục
Đặt tên cho folder
Và kết quả
Để có thể dùng được tính năng làm việc theo nhóm của google bạn vào Setting hình bánh răng chọn Cài đặt tải lên\Chuyển đổi tệp tải lên sang định dạng google documents
Click vào folder mà bạn vừa tạo,
Giờ bạn sẽ tải file excel lên: biểu tượng upload nằm ngay cạnh chữ Tạo đấy
Chọn tải lên tệp (tính năng tải folder chỉ dùng được trên chrome).
Chọn file muốn tải lên để làm việc theo nhóm
Chờ một tẹo
Thử chia sẻ file này, tích vào ô vuông đánh dấu rồi nhấn tiếp vào biểu tượng chia sẻ hình đầu người
Tại mục này ta điền địa chỉ email của từng người rồi nhấn Chia sẻ và lưu
Nhấn tiếp Đã xong nếu không muốn tùy chỉnh gì
Email đính kèm bảng tính sẽ gửi đến từng người. Chỉ việc click vào bảng tính và chỉnh sửa, mọi thay đổi của từng cá nhân sẽ được thực hiện theo thời gian thực.
Chú ý dòng :"Thực hiện chỉnh sửa lần cuối....." ở góc trên bên phải, click vào đây sẽ biết thêm chi tiết ai chỉnh sửa gì.
Việc của bạn bây giờ là chờ mọi người làm xong và tải về máy
Tick vào ô vuông\ thêm\Tải xuống...
Có vài tùy chọn, tùy nhu cầu
Lưu ý là nếu file tải lên đuôi xls (excel 2003) thì tải về sẽ là xlsx (excel 2007 > hoặc mới hơn), nên bác nào dùng dùng excel 2003 thì sớm nâng cấp hoặc tải bộ convert dưới đây về dùng